Archiveren en ontsluiten van archieven.
Met Alice kunt u zowel archieven ontsluiten als documenten aanbieden aan een extern archief. Deze pagina gaat over het aanbieden aan een extern archief. Voor het ontsluiten van een archief zie deze link: Archief ontsluiten met Alice.
Het begint met het einde
Op het moment dat de auteur van het document klaar is begint voor het archief het werk pas. Gelukkig hebben we bij document creatie de benodigde gegevens al meteen vastgelegd. De termijnen voor handelen worden bij het document vastgelegd.
Archivering lijsten
Er worden lijsten opgesteld van dossiers en documenten die uitgeplaatst of vernietigd moeten worden. Deze lijst wordt beoordeeld, aangevuld en gecorrigeerd in een workflow zodat een geaccordeerde lijst ontstaat.
Uitplaatsen, vernietigen
Op basis van de geaccordeerde lijst worden de gedefinieerde handelingen uitgevoerd. Uitplaatsen gebeurt met TMLO metadata.
De lijsten en de ontstaansgeschiedenis hiervan blijven bewaard zodat u later de handelingen kunt verantwoorden.
De lijsten en de ontstaansgeschiedenis hiervan blijven bewaard zodat u later de handelingen kunt verantwoorden.
Bevestiging uitplaatsen
Nadat het archief de ontvangst van uitgeplaatste stukken heeft bevestigd worden de laatste vernietigingshandelingen (van stukken die na uitplaatsen vernietigd worden) uitgevoerd. Zo weet u zeker dat de uitplaatsing geslaagd is alvorens stukken te verwijderen.