Ontsluiten en archiveren
Met Alice kunt u zowel archieven ontsluiten als documenten aanbieden aan een extern archief. Deze pagina gaat over het ontsluiten. Zie voor het aanbieden van documenten aan een extern archief deze link: Archiveren met Alice.
Hoe het werkt
Met Alice kunt u uw archieven snel en gebruikersvriendelijk ontsluiten. In het kort:
- Alle gegevens en documenten worden opgeslagen volgens een vast documentstructuurplan
- Alle inhoud en metadata wordt geïndexeerd en is razendsnel doorzoekbaar
- Er is een flexibel, configureerbaar metadata schema
- Er worden previews van pdf, office documenten, image formaten getoond
- Met een handige blader modus kunt u door het archief heen bladeren
- Er is een feedback voorziening voor de gebruikers die via een workflow de vakafdeling of redactie op de hoogte brengt van feedback van de gebruikers
- De redactie kan commentaar aan de archiefstukken toevoegen
- Volledig configureerbaar hiërarchisch permissiesysteem op basis van gebruikers, groepen en rollen
Brondata
Documenten en metagegevens kunnen uit allerlei bronnen ingelezen worden, onder andere:
- XML metadata
- Filesysteem
- Sharepoint
- DMS-en zoals Alfresco via CMIS
- Database
- WebDAV
Document structuurplan
De gegevens in Alice worden opgeslagen in de content repository. Deze bevat metagegevens en documenten. De filosofie van onze content repository is dat de structuur niet moet worden overgelaten aan de individuele gebruiker maar van te voren bepaald moet zijn, zodat de hele organisatie weet wat waar te vinden is. Alle gegevens in de content repository worden dan ook opgeslagen volgens een vast documentstructuurplan. Op basis van het type van het document en de metadata van een document wordt bepaald waar het document wordt opgeslagen. Hierdoor is orde in de repository gegarandeerd. En omdat de permissies weer uit de locatie volgen, zijn ook de permissies automatisch bepaald. Het spreekt voor zich dat deze eigenschap bijzonder prettig is voor een archief.
Full-text doorzoekbaar
Alle documenten worden full-text geïndexeerd. Praktisch alle gangbare documenttypes worden doorzocht: Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice, PDF, HTML, ZIP bestanden etc.
Flexibel metadata schema
Het metadata schema en de bijbehorende formulieren zijn configureerbaar in de data model editor. Van elk documenttype en elk formulier kan worden bepaald welke velden hoe getoond worden.
Preview
Er worden previews getoond van de meest gangbare documentformaten: Office (Word, Excel, PowerPoint), LibreOffice, PDF, etc. Hierdoor kan de inhoud van een document snel worden ingezien, ook al heeft de gebruiker de bijbehorende applicatie niet ter beschikking zoals op een tablet of telefoon.Razendsnel
Ja, onze repository is razendsnel. Dat klinkt als opscheppen maar het is wel serieus. Door slim gebruik te maken van state-of-the-art indexering en queueing technieken reageert Alice altijd bijzonder snel. Ook als er miljoenen documenten in de repository aanwezig zijn.
Feedback
Het kan gebeuren dat een gebruiker iets niet kan vinden, of een onjuistheid in het archief aantreft. Via het feedback formulier kan de gebruiker dit melden. De redactie wordt op de hoogte gebracht en de hele afhandeling wordt geregistreerd.Commentaar
U kunt commentaar aan de archiefstukken toevoegen. Zo voorkomt u dat steeds dezelfde vraag wordt gesteld over een archiefstuk. Dit commentaar maakt deel uit van de metagegevens en is dus ook doorzoekbaar.
Permissie systeem
Het permissie systeem is volledig hiërarchisch op basis van gebruikers, groepen en rollen. Gebruikers en groepen kunnen automatisch worden overgenomen uit Active Directory. Inloggen kan ook automatisch plaatsvinden met Active Directory, zodat de gebruiker binnen uw netwerk geen nieuw password nodig heeft.
Kiosk
Het is mogelijk een afgeschermd kiosk systeem (een werkplek voor bezoekers) in te richten waarin u bezoekers de publieke delen van de archieven kunt laten raadplegen.
Meer weten?
Heeft u vragen, of wilt u een demo? Neem contact met ons op: klik hier voor ons contactformulier, of bel naar 0852737957 of mail naar info@open-t.nl .